Làm thế nào để quản lý hàng tồn kho kho bằng bảng từ?

Tại sao danh sách chọn hàng trên giấy thất bại ngay tại hiện trường

Một công ty logistics bên thứ ba tại Rotterdam từng sử dụng danh sách chọn hàng trên bảng kẹp giấy trong nhiều năm, sau đó mất nguyên một buổi chiều để đối soát tồn kho sau khi một bảng kẹp giấy bị thất lạc giữa hai dãy kệ. Giải pháp không phải là phần mềm: mà là lắp một bảng từ tính ở cuối mỗi dãy kệ, giữ một thẻ cho mỗi vị trí kệ với số lượng hiện tại và ngày giao dịch gần nhất. Sáu tháng sau, việc đối soát tồn kho hàng ngày — trước đây mất một giờ — nay chỉ còn khoảng mười phút, bởi vì số lượng tồn được cập nhật ngay tại vị trí người chọn hàng đứng làm việc. Vì bảng từ tính được đặt ở độ cao ngang tầm mắt bên cạnh mặt kệ dùng để chọn hàng, con số trên thẻ được đọc một cách tự nhiên, không cần quyết định có chủ ý để kiểm tra.

Một công ty logistics bên thứ ba tại Rotterdam

Cơ sở Rotterdam xử lý các mặt hàng tiêu dùng nhanh trên khoảng 40 khu vực kệ chứa. Hiện tại, mỗi đầu khu vực kệ đều được trang bị một bảng nam châm kèm giá đỡ thẻ in sẵn: một hàng dành cho vị trí kệ, một hàng cho ngày luân chuyển hàng tồn kho, và một hàng cho các trường hợp ngoại lệ như pallet bị hư hỏng hoặc đang bị cách ly. Không có thông tin nào trên bảng nam châm này yêu cầu đăng nhập, thiết bị được sạc pin hay quay lại văn phòng, đó là lý do hệ thống này vẫn hoạt động hiệu quả qua các ca làm việc và khi nhân sự thay đổi. Đội ngũ đã chọn bảng nam châm thay vì biểu đồ in vì vị trí kệ ở đây thay đổi mỗi vài tuần.

Điều Gì Hư Hỏng Trước Tiên Trong Một Lối Đi Chật Chội

Giấy thất bại một cách dễ đoán: nó rách, bị ướt, bị thất lạc và luôn chậm một phiên bản so với thực tế. Một bảng từ tính lại thất bại theo cách khác. Các dạng hỏng phổ biến gồm thanh giữ thẻ bị lỏng do rung động từ xe nâng, bề mặt bị bám vết bẩn đến mức các chữ số viết tay không còn đọc được, và kích thước mặt bảng quá nhỏ so với số lượng ngăn cần theo dõi. Bảng từ tính cũng xuống cấp khi lớp phủ dùng để viết xóa khô quá mỏng cho việc viết lại hàng ngày, dẫn đến hiện tượng bóng mờ màu xám sau khoảng một tháng.

Nhiệt độ và bụi gây hư hại chậm hơn. Một bảng từ tính đặt trong khu vực không được sưởi ấm sẽ ngưng tụ hơi nước vào lúc bình minh, làm mực bị bong và để lại vệt ẩm không thể xóa sạch hoàn toàn. Bụi bìa các-tông lắng vào lớp phủ khiến nó chuyển sang màu xám, do đó bảng từ tính đặt bên trạm đóng gói cần được vệ sinh thường xuyên gấp đôi so với bảng đặt trên tường văn phòng.

Cách bảng từ tính lưu trữ thông tin

Bề mặt thép, lực hút và thanh giữ thẻ

Một bảng từ tính kho thường là một tấm thép được sơn hoặc ép lớp, độ dày thường từ 0,4 đến 0,6 mm, có in lưới bên dưới lớp phủ khô-lau. Thép phải có tính từ hóa; thép không gỉ austenit thì không có tính này, và một bảng từ gắn trên thanh đứng giá kệ bằng thép không gỉ sẽ bị trượt xuống. Lực kéo quan trọng nhất đối với giá đỡ thẻ chứ không phải đối với bản thân bảng từ: một giá đỡ đã lắp đầy cần khoảng 60–90 gram trên mỗi centimet vuông để giữ nguyên vị trí trong suốt ca ca làm việc có rung động. Hãy chỉ định nam châm cho giá đỡ riêng biệt so với tấm bảng từ, vì hai thành phần này hiếm khi có mức đánh giá lực kéo giống nhau.

Phân loại theo màu sắc vẫn rõ ràng sau khi đổi ca

Màu sắc thực hiện công việc mà văn bản không thể làm được. Đỏ để cách ly, cam cho hàng tồn kho sắp hết hạn, xanh lá cây cho hàng đã được phê duyệt phát hành, xanh dương cho hàng đang chờ bổ sung. Một bảng từ tính có in bảng chú giải màu ở mép dưới giúp người lao động tạm thời mới vào việc hiểu hệ thống trong vòng chưa đầy một phút — đây chính là mục đích khi đưa thông tin lên tường. Mỗi bảng từ tính tại cơ sở Rotterdam đều sử dụng đúng bốn màu này, nhờ đó người lao động di chuyển giữa các lối đi không cần học lại mã màu. Một bảng từ tính không có chú giải màu in sẵn thường tự phát sinh thêm các màu mới trong vòng hai tuần, và mã màu sẽ không còn mang cùng ý nghĩa giữa các ca làm việc. Việc in sẵn chú giải màu ngay trên bảng không tốn chi phí nào nhưng loại bỏ hoàn toàn tranh cãi.

Các quy tắc và hồ sơ đằng sau bảng

Khả năng truy xuất nguồn gốc theo ISO 9001 và mã màu ANSI Z535

Điều 8.5.2 của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 yêu cầu xác định và truy xuất trạng thái sản phẩm trong suốt quá trình sản xuất và giao hàng; một bảng từ tính kèm thẻ di chuyển có ghi ngày tháng đáp ứng yêu cầu này, miễn là các thẻ được lưu giữ hoặc chụp ảnh để làm hồ sơ. Việc chụp ảnh bảng từ tính vào cuối ca làm việc tạo ra hồ sơ có ngày tháng mà kiểm toán viên mong muốn xem. Tiêu chuẩn ANSI Z535.1 quy định mã màu an toàn, vì vậy các nhãn cách ly và cảnh báo nguy hiểm trên bảng từ tính cần tuân theo tiêu chuẩn này thay vì dùng bảng màu nội bộ. Điều 29 CFR 1910.176(b) của OSHA quy định về việc lưu trữ vật liệu một cách an toàn, còn tiêu chuẩn NFPA 1 đặt ra các quy tắc về khoảng cách tối thiểu xung quanh khu vực lưu trữ và thiết bị điện; do đó, vị trí lắp đặt bảng không được che chắn lối đi hoặc thiết bị phòng cháy chữa cháy.

Lựa chọn, lắp đặt và bảo trì bảng

Những điều cần kiểm tra trước khi đặt hàng

Điều chỉnh kích thước bảng sao cho phù hợp với số lượng ngăn, cho phép một dòng ký hiệu cho mỗi vị trí cộng thêm một vài hàng dự phòng; đồng thời xác nhận bề mặt lắp đặt phải là vật liệu sắt từ và phẳng trước khi đặt hàng bảng nam châm. Hãy yêu cầu nhà cung cấp cung cấp thông tin về độ dày thép (gauge), loại lớp phủ và lực hút (pull-force) của bất kỳ giá đỡ nào được bán kèm bảng nam châm. Bảng nam châm có lớp phủ mờ trên bề mặt cho khả năng đọc tốt hơn dưới ánh sáng đèn cao trần so với loại bóng, vì loại bóng sẽ tạo ra các điểm sáng chói làm khó đọc các chữ viết tay. Hãy hỏi xem bảng nam châm có đi kèm phụ kiện lắp đặt đạt tiêu chuẩn chịu lực cho thanh dựng kệ kho (racking uprights) hay không, bởi đa số thanh dựng này cần dùng kẹp dây đai thay vì vít.

Quy trình hàng tuần và hàng tháng

Lau bảng từ tính hàng tuần bằng khăn ẩm và chất tẩy chuyên dụng; các loại xịt chứa dung môi mạnh để lại lớp màng gây hiện tượng bóng mờ. Kiểm tra hàng tháng để đảm bảo mọi giá đỡ vẫn giữ chặt và bảng từ tính chưa bị lệch khỏi vị trí lắp đặt. Loại bỏ bảng từ tính khi các chữ số đã xóa không còn bong sạch, vì các con số không đọc được còn tệ hơn việc không có bảng nào cả. Dự trữ một bảng từ tính dự phòng trong tủ kho để có thể thay thế bảng bị hư hỏng ngay trong ca làm việc. U&U Magnetic Technology cung cấp bảng từ tính và giá đỡ nhãn theo tiêu chuẩn ISO 9001 kèm tài liệu chứng minh tuân thủ REACH và RoHS, điều này rất quan trọng khi cơ sở bị kiểm toán.

Các câu hỏi thường gặp

Bảng từ tính có bám dính được vào các thanh đứng của giá kệ thép không?

Một bảng từ tính bám vào các thanh đứng làm bằng thép carbon và thép không gỉ ferit, nhưng không bám vào thép không gỉ austenit – loại thường dùng trong giá kệ dành cho ngành thực phẩm và dược phẩm. Trước tiên, hãy kiểm tra bằng một nam châm thông thường ở vị trí khuất. Nếu thanh đứng không có tính từ, hãy lắp một tấm phụ bằng thép mỏng lên đó bằng bu-lông hoặc kẹp dây đai, rồi đặt bảng từ tính lên tấm phụ này.

Một giá đỡ thẻ cần lực hút bao nhiêu?

Một giá đỡ thẻ đã gắn đầy tải trên bảng từ tính nên có khả năng chịu lực khoảng 60–90 gam trên mỗi xăng-ti-mét vuông diện tích tiếp xúc. Các giá đỡ nhẹ hơn sẽ trượt dần xuống mặt bảng do rung động từ xe nâng và thường rơi xuống sàn giữa ca làm việc. Hãy yêu cầu nhà cung cấp cung cấp riêng thông số lực hút của giá đỡ, vì nam châm trên bảng và nam châm trên giá đỡ thường được định mức khác nhau.

Kích thước bảng từ tính nào phù hợp với một ô giá kệ?

Cho phép một hàng cho mỗi vị trí kệ cộng thêm hai hàng dự phòng để xử lý các trường hợp ngoại lệ, sau đó chọn bảng từ tính nhỏ nhất vừa với số hàng đó ở chiều cao dòng dễ đọc. Một tấm bảng kích thước 40 x 60 cm phù hợp với hầu hết các kệ đơn. Sai lầm phổ biến nhất khi lựa chọn là chọn bảng quá nhỏ, vì bảng từ tính chật chội sẽ không còn được cập nhật thường xuyên.

Bảng từ tính có đáp ứng các quy tắc truy xuất nguồn gốc theo tiêu chuẩn ISO 9001 hay không?

Bảng từ tính hỗ trợ điều khoản 8.5.2 của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 về nhận dạng và truy xuất nguồn gốc, nhưng các thẻ trên bảng chỉ là tài liệu làm việc. Hãy chụp ảnh hoặc lưu trữ chúng vào cuối ca làm việc để đảm bảo có hồ sơ trạng thái kèm ngày tháng. Bảng riêng lẻ chỉ thể hiện trạng thái hiện tại; các hình ảnh đã lưu giữ sẽ ghi lại lịch sử — điều mà thanh tra viên kiểm tra.

Bảng từ tính nên được vệ sinh bao nhiêu lần trong một khoảng thời gian?

Lau bảng từ tính hàng tuần bằng khăn ẩm và chất tẩy bảng trắng chuyên dụng. Việc viết lại mỗi ngày tạo lớp màng dung môi gây hiện tượng bóng mờ, nên lau nhẹ hàng tuần sẽ ngăn ngừa việc chà mạnh làm hỏng lớp phủ bề mặt. Tránh dùng miếng rửa mài mòn vì chúng làm xước vĩnh viễn bề mặt và khiến việc vệ sinh sau này khó hơn.

Có thể sử dụng bảng từ tính trong kho lạnh không?

Bảng từ tính hoạt động được trong khu vực làm mát và đông lạnh nếu lớp phủ và keo dán đạt tiêu chuẩn chịu được dải nhiệt độ tương ứng. Ngưng tụ mới là kẻ thù thực sự, do đó cần chọn loại có cạnh được bịt kín và lau bảng vào đầu mỗi ca làm việc. Nam châm ferrit giữ nguyên lực hút ở nhiệt độ thấp, trong khi một số sản phẩm có lớp nền polymer lại trở nên cứng và cong vênh.