EN
Bảng trắng nam châm dành cho văn phòng
Vui lòng chia sẻ với chúng tôi về những ưu thế và đặc điểm nổi bật của công ty quý vị.
Bảng lập kế hoạch theo tuần và theo tháng: Cách lập kế hoạch hiệu quả hơn
Một lịch trình hàng tuần và hàng tháng sẽ hữu ích nhất khi nó tách biệt hai quyết định dễ bị nhầm lẫn: điều gì quan trọng trong tháng này và điều gì phải hoàn thành trong tuần này. Một bảng tái sử dụng được giúp cả hai góc nhìn này hiện rõ tại nơi thực tế diễn ra các quyết định liên quan đến công việc, học tập hoặc gia đình. Thay vì chuyển qua lại giữa một cuốn lịch giấy, một ứng dụng trên điện thoại và những ghi chú rải rác, bạn có thể tạo ra một bề mặt lập kế hoạch chung, dễ cập nhật nhanh chóng.
Điều đó không có nghĩa là bảng thay thế mọi công cụ khác. Lịch trên điện thoại vẫn rất hữu ích để nhắc nhở, và sổ tay giấy có thể phù hợp hơn cho việc suy ngẫm riêng tư. Điểm mạnh của bảng lịch trình hàng tuần và hàng tháng nằm ở tính trực quan. Bảng mang đến cho nhóm một cái nhìn chung về các mốc thời gian, quy trình thường lệ và các hành động tiếp theo, mà không yêu cầu tất cả mọi người phải mở cùng một ứng dụng.
Bắt đầu bằng công việc mà bảng lập kế hoạch của bạn cần thực hiện
Truoc khi chon bo tri, hay quyet dinh xem bang chu yeu dung de dieu phoi viec nha, thuc hien rut tinh lop hoc hay quan ly mot doi nho. Ke hoach tuan va thang phu hop nhat khong phai luon la ke hoach lon nhat. Mot gian bep bận rộn co the can mot luoi thang ro rang cung voi mot danh sach ngan han ve thuc don va viec nha. Mot giao vien co the can cac khoi bai giang lap lai va khoang trong de ghi vat tu. Mot van phong nho co the can cac moc quan trong cua du an o muc do thang va mot khu vuc ke hoach du an hang tuan cho chu so huu va cac buoc tiep theo.
Mot quy tac kha thi la danh rieng phan thang cho cac cam ket kho thay doi: cuoc hen, ngay phat hanh, ngay hoc, du lich, ngay thanh toan va han chot. Su dung phan tuan de ghi cac hanh dong nham thuc day cac cam ket do. Su phan biet nay giup luoi thang khong bi chi tiet qua muc den noi kho doc.
Xay dung bo tri ho tro viec lap ke hoach o hai toc do
Su dung che do xem thang de dinh huong
Vào đầu mỗi tháng, chỉ ghi các mốc cố định: sự kiện cố định, ngày đến hạn, chiến dịch lớn và các mốc quan trọng. Đánh dấu một số ít ưu tiên bên cạnh lịch thay vì thêm danh sách công việc dài vào từng ngày. Khi nhiều người sử dụng bảng, hãy phân bổ hệ thống màu sắc đơn giản hoặc ký tự viết tắt và giữ bảng chú giải luôn dễ nhìn. Nếu hệ thống màu sắc đòi hỏi lời giải thích dài, thì khả năng cao là nó quá phức tạp để dùng hàng ngày.
Phần theo tháng nên trả lời câu hỏi: “Điều gì sắp diễn ra, và điều gì cần chuẩn bị?” Phần này đặc biệt hữu ích cho gia đình sắp xếp hoạt động, trường học theo dõi sự kiện và nhóm làm việc lên kế hoạch trước khi thời hạn trở nên cấp bách.
Dùng chế độ xem theo tuần để thực hiện
Mỗi tuần một lần, chỉ kéo những mục hàng tháng liên quan vào khu vực hàng tuần. Thêm bước thực hiện đầu tiên, người chịu trách nhiệm và bất kỳ phụ thuộc nào có tính thời điểm. Một bảng lập kế hoạch hàng tuần có thể lau sạch rất hữu ích ở đây vì ưu tiên thường thay đổi. Việc xóa và viết lại một công việc không phải là thất bại của hệ thống; đó chính là hệ thống phản ánh thông tin mới.
Cho một bảng lập kế hoạch có trang hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng , nguyên tắc tương tự vẫn áp dụng ngay cả khi chế độ xem hàng ngày là một bảng điều khiển nhỏ bên cạnh: danh sách hàng ngày chỉ nên chứa vài hành động tiếp theo, chứ không phải mọi ý tưởng bạn có thể thực hiện. Bảng sẽ dễ sử dụng hơn khi mỗi lớp có một vai trò riêng biệt.
Một quy trình lập kế hoạch hàng tuần và hàng tháng đơn giản
- Đặt lại bảng vào cùng một ngày mỗi tuần. Dành từ mười đến mười lăm phút để dọn dẹp các mục đã hoàn thành, chuyển tiếp các cam kết thực sự và ghi chú các thay đổi.
- Xem lại hai tuần tới trước khi điền vào tuần hiện tại. Điều này giúp phát hiện sớm các công việc chuẩn bị, ví dụ như đặt vật tư trước sự kiện hoặc đặt lịch họp trước buổi rà soát dự án.
- Chọn ba kết quả hàng tuần. Kết quả mang lại giá trị hơn một danh sách không được sắp xếp thứ tự. Ví dụ, ‘duyệt kế hoạch hoạt động trong lớp học’ rõ ràng hơn so với ‘các công việc trường học’.
- Chia nhỏ từng kết quả thành những hành động tiếp theo dễ nhận thấy. Trên bảng chung, việc xác định người chịu trách nhiệm là rất quan trọng. Hãy dùng chữ viết tắt tên, một cột riêng hoặc các dấu đánh dấu có thể di chuyển để tránh tình trạng một công việc âm thầm trở thành trách nhiệm chung của tất cả mọi người.
- Kết thúc tuần bằng một buổi kiểm tra ngắn. Hỏi xem điều gì đã hoàn thành, điều gì đã được chuyển tiếp và điều gì cần quay lại góc nhìn hàng tháng. Việc này ngăn các công việc cũ trở thành tiếng ồn nền cố định.
Bảng, lịch giấy hay ứng dụng: hãy chọn tổ hợp phù hợp nhất
| Công cụ | Phù hợp nhất cho | Hãy lưu ý đến |
|---|---|---|
| Bảng lập kế hoạch hàng tuần và hàng tháng | Hiển thị chung, thay đổi quy trình thường xuyên và trao đổi nhanh | Noi nay can duoc dat lai thuong xuyen va dat o noi moi nguoi di qua hang ngay. |
| Lịch trình giấy | Ghi chu ca nhan, su phan tich va ke hoach di dong | De dang mat kha nang quan sat doi voi mot gia dinh hoac nhom khi chi mot nguoi co no. |
| Ung dung lich | Nhac nho, cac cuoc hen lap lai va dieu phoi tu xa | Thong tin quan trong co the van bi an cho den khi ai do mo ung dung. |
Nhieu nguoi dat duoc ket qua thuc te bang cach ket hop chung. Giu cac cuoc hen co dinh trong ung dung, su dung so tay ghi chu de ghi nhung dieu rieng tu, va de bang ke hoach tuan va thang hien thi cac cam ket chung va cong viec sap toi. Hay xem bang nhu mot phuong tien khuyen khich cuoc trao doi nhanh, thay vi mot ban sao cua moi ban ghi ky thuat so.
Chon dinh dang bang ma moi nguoi se thuc su su dung
Đối với tủ lạnh hoặc bề mặt kim loại khác, định dạng nam châm giúp khu vực lập kế hoạch nằm gần các hoạt động thường ngày. Một bảng treo tường có thể phù hợp hơn khi mọi người đều cần góc nhìn rộng hơn, ví dụ như trong lớp học, khu vực lễ tân hoặc phòng dự án. Hãy kiểm tra bề mặt sẵn có, khoảng cách quan sát, phương pháp lắp đặt và tần suất thay đổi lịch trước khi chọn định dạng.
Hãy tìm sản phẩm có đủ không gian viết ở cả hai chế độ xem, các cột được phân tách rõ ràng và bề mặt được thiết kế để dùng bút dạ trắng. Một bảng trông bắt mắt nhưng khó đọc từ khoảng cách đứng bình thường thường chỉ trở thành vật trang trí. Tương tự, một bố cục chứa quá nhiều ô nhỏ có thể phù hợp với lịch in nhưng sẽ gây cảm giác chật chội trên bảng dùng chung.
Để xem ví dụ về các định dạng kết hợp tổ chức theo tuần và theo tháng, hãy tham khảo tại đây Bảng lập kế hoạch hàng tuần dạng từ tính, bảng trắng viết xóa dùng làm bảng lập kế hoạch hàng tháng gắn tủ lạnh . Các nhóm cần một lịch tích hợp và khu vực quản lý công việc cũng có thể xem xét Reusable Silicone Calendar Removable Weekly and Monthly Planner with To-Do List các liên kết này chỉ minh họa định dạng sản phẩm; vui lòng xác nhận thông số kỹ thuật hiện hành và mức độ phù hợp với nhà cung cấp trước khi mua.
Những yếu tố mà người mua B2B nên nêu rõ khi đặt bảng lập kế hoạch theo yêu cầu
Đối với nhà phân phối, trường học, nhà bán lẻ hoặc người mua chương trình có thương hiệu, việc tìm nguồn cung bảng lập kế hoạch theo tuần và theo tháng sẽ dễ dàng hơn nếu bản yêu cầu cụ thể. Hãy bắt đầu bằng bề mặt dự kiến sử dụng: tủ lạnh, tường, bàn làm việc hoặc giá đỡ di động. Sau đó xác định kích thước thành phẩm, hướng bố trí, lưới lịch, phần theo tuần, khu vực ghi chú và việc có cần danh sách việc cần làm hay không. Yêu cầu bản chứng minh thiết kế (artwork proof) thể hiện các vùng thực tế để viết, chứ không chỉ là một thiết kế trang trí.
Tiếp theo, thảo luận về vật liệu và điều kiện sử dụng. Các câu hỏi nên bao quát phương pháp gắn nam châm hoặc cách lắp đặt, bề mặt bảng, khả năng tương thích với bút viết bảng, xử lý viền bảng, bao bì và khu vực nơi sản phẩm sẽ được bán. Nếu bảng dự kiến sẽ được lau thường xuyên, hãy yêu cầu thông tin về hướng dẫn bảo quản và thử nghiệm một mẫu dưới chế độ viết bằng bút bảng và quy trình làm sạch dự kiến. Đối với các chương trình có thương hiệu, cần xác nhận vị trí in logo, ngôn ngữ sử dụng, ngày bắt đầu ưa thích và bảng lịch có ghi ngày hay không ghi ngày.
U&U Magnetic liệt kê các loại bảng lập kế hoạch dùng nam châm trong danh mục sản phẩm của mình và hỗ trợ phát triển sản phẩm nam châm theo định hướng OEM/ODM. Đối với định dạng tập trung vào tủ lạnh, Lịch dán tủ lạnh có nam châm tái sử dụng, kế hoạch theo tháng và theo tuần kèm bút dạ quang là điểm khởi đầu hữu ích cho cuộc trao đổi về sản phẩm. Một mẫu thực tế và bản đặc tả bằng văn bản luôn đáng tin cậy hơn những giả định dựa trên ảnh.
Giữ cho hệ thống không trở thành một nhiệm vụ khác còn dở dang
Bảng lập kế hoạch hàng tuần và hàng tháng hữu dụng nhất là bảng mà mọi người có thể cập nhật trong vòng chưa đầy vài phút. Hãy để bút đánh dấu và cục tẩy ở gần bàn làm việc, dành một khoảng trống nhỏ để ghi các mục mới, và tránh biến mỗi ô vuông thành một danh mục riêng biệt. Nếu bảng không còn phản ánh đúng tình hình hiện tại, đừng vội thay đổi toàn bộ hệ thống ngay lập tức. Trước tiên, hãy giảm số lượng yếu tố mà bảng cần theo dõi.
Dùng chế độ xem hàng tháng để nhìn rõ con đường phía trước, chế độ xem hàng tuần để xác định điều gì đang quan trọng nhất lúc này, và chỉ dùng danh sách hàng ngày ngắn gọn khi nó thực sự giúp bạn hành động. Nhịp điệu ấy mang lại giá trị cho bảng lập kế hoạch: không phải tăng thêm công việc quản lý, mà là giúp đưa ra quyết định rõ ràng hơn và giảm thiểu các điểm chuyển giao bị bỏ sót.
