Tunti- ja viikkoittaiset magneettiset suunnittelijat: aikarajoituksen vinkit

Kiireinen fysioterapiaklinikka varasi aikoja paperiverkollisella ruudukolla, joka oli kiinnitetty vastaanottopöydän etupuolelle. Hoitajat kirjoittivat lyijykynällä, asiakkaat pyyhkivät pois ilman ilmoitusta tulevat tapaamiset ja torstaina ruudukko oli niin monikerroksinen, että kukaan ei enää luottanut siihen. Kaksinkertaisia varauksia syntyi kahdesti yhden kuukauden aikana. Klinikkakorvasi paperin magneettisella tunti- ja viikkoaikataulutimella, jossa jokaisella hoitajalla oli oma väri ja jokainen aikaslot oli erillinen laatta. Kolmen viikon sisällä vastaanottoilmoitti nollan päällekkäisyysvirheen ja lyhyemmän jonon huippukuormitusaikaan.

Kliinikka, joka hallitsi odotustilan

Kliinikka osoittaa, kuinka näkyvä ja liikuteltava suunnitelma on parempi kuin kirjoitettu suunnitelma silloin, kun päivän aikataulua joutuu muuttamaan tunti tunnilta. Tunti- ja viikkoaikataulutuslaite muuttaa aikataulun sellaiseksi, jota koko tiimi voi nähdä ja jota se voi säätää ilman, että jonkun muun työ pyyhitään pois. Hoitajat alkoivat siirtää omia laattojaan, mikä vapautti vastaanottosihteerin olemasta ainoa henkilö, joka ymmärsi aikataulukirjaa, ja odotustila rauhoittui muutoksen seurauksena.

Katoilevat paperiruudukot

Kynällä paperille kirjoitettu suunnittelu ei kestä vilkasta kliinikkaa. Paperilla tehty tunti- ja viikkoaikataulutuslaite katoaa heti, kun asiakas peruu ajanvarauksen ja aukko täytetään yli, koska korjaus harvoin vastaa alkuperäistä asettelua. Kliinikan vanha paperilla tehty tunti- ja viikkoaikataulutuslaite piilotti myös sen, kuka teki kunkin muutoksen, mikä oli tärkeää silloin, kun paluupotilas kysyi vastaanotolla kyseenalaistettua aukkoa.

Magneettinen lohkosysteemi

Magneettinen versio antoi jokaiselle tuntiriville kiinteän paikan ja jokaiselle terapeutille laattavärin. Tunti- ja viikkoaikataulut, jotka koostuvat laatoista, mahdollistavat aikaslotin siirtämisen ilman päivän muiden osien häiriintymistä, joten peruutus avaa puhtaan tilan eikä yliviivattua sekasortoa. Tunti- ja viikkoaikataulujen lähestymistapa tarkoitti, että vastaanottovirkailija ei enää ollut ainoastaan kirjan pitäjä, mikä selittää, miksi kokeilu muutettiin pysyväksi yhden kuukauden kuluttua.

Paikat, joissa aikarajaukset epäonnistuvat

Rajausaikataulut epäonnistuvat ennakoitavilla tavoilla, ja useimmat ongelmat johtuvat ruudukkorakenteesta eivätkä päivittäin sitä käyttävistä ihmisistä.

Päällekkäisyys ja kaksinkertainen varaus

Päällekkäisyys tapahtuu, kun kaksi laattaa jakaa yhden aikaslotin, koska rivit ovat liian kapeita luettaviksi. Tunti- ja viikkoaikataulut, joiden tuntirivit ovat vähintään 2 cm korkeat, estävät visuaalisen epäselvyyden, joka aiheuttaa kaksinkertaisen varauksen. Tunti- ja viikkoaikatauluissa kapeat rivit ja käsin kirjoitetut liimapaperit ovat yleensä piilotettujen ristiriitojen syy, joita kukaan ei huomaa ennen kuin asiakas saapuu vastaanottopisteeseen odottaen aikaslotia.

Hävinneet lohkot vilkkaalla seinällä

Laatat lähtevät pois vilkkaalta seinältä, kun varalaatoille ei ole paikkaa. Tunnin ja viikon suunnittelijalle tarvitaan pysäköintirivi käyttämättömille laatoille; muuten varalaatat päätyvät laatikkoon ja ruudukko hajoaa kesken viikon. Kliinikka lisäsi alareunan valmiuskaistan, mikä mahdollisti kaikkien laattojen seurannan ja teki aamun nollauksesta kolmekymmentä sekuntia kestävän tehtävän sen sijaan, että etsittiin laattoja koko kliinikasta.

Lohkoruudukon suunnittelu

Hyvä ruudukon suunnittelu perustuu pääasiassa välimatka- ja värisääntöihin, joista molemmat voidaan määrittää jo ennen kuin ensimmäinen laatta kiinnitetään seinälle. Tunnin ja viikon suunnittelija, joka noudattaa vakioitua välimatkaa, on helppoa opettaa uusille työntekijöille, mikä pitää järjestelmän toiminnassa myös silloin, kun sen tukija jättää tiimin.

Tuntirivit ja päiväsarakkeet

Karttaa avoimet tunnit riveiksi ja henkilökunnan tai tilat sarakkeiksi. Tunti- ja viikkoaikataulua luetaan nopeimmin, kun rivit ovat yhtenäisiä ja ensimmäisessä sarakkeessa näkyy aika, jolloin silmä pääsee suoraan avaimeen. U&U Magnetic tarjoaa tulostettavia otsikkosarjoja, jotka on mitattu standardien laattaverkkojen mukaisesti, mikä pitää asettelun yhtenäisenä kaikissa tiloissa, joissa käytetään samaa järjestelmää, ilman että asettelua täytyy piirtää uudelleen joka viikko.

Väri ja magneetin koko

Käytä väriä roolin mukaan, ei henkilön mukaan, jotta sairauspäivän vaihto ei vaadi seinän uudelleenväritystä. Tunti- ja viikkoaikataulussa, jossa käytetään 5 × 5 cm -laattoja, lyhyt merkintä pysyy luettavana kahden metrin päästä, mikä on etäisyys, josta vastaanottovirkailija lukee sitä työpöydän yli. Opetuslääkärin klinikassa tunti- ja viikkoaikataulussa saattaa olla tarvetta 10 × 10 cm -laatoille, jotta opiskelijat voivat lukea taulua huoneen takaa oppitunnin aikana, kun huone on täynnä oppijoita.

Taulun päivittäminen viikoittain

Laattaseinä on laite, ja sille tarvitaan säännöllinen hoito, sillä se rappeutuu kuten mikä tahansa yhteinen työkalu vilkkaassa kuusipäiväisessä toiminnassa.

Päivittäinen nollausmenettely

Suljettaessa käytetyt laatikot palautetaan valmiuskaistalle ja seuraavan päivän lohkot vahvistetaan. Tunti- ja viikkoaikataulut, jotka nollautuvat yöllä, avautuvat aina puhtaina aamulla, mikä selittää, miksi klinikan virheprosentti pysyi lähes nollassa käytön ensimmäisen kuukauden jälkeen. Nollaus vie yhden henkilön kaksi minuuttia – huomattavasti vähemmän aikaa kuin tuplavaraukset aiheuttivat potilaiden luottamuksen menetyksen käytännössä.

Huolto ja tarkastus

Pyyhi teräslevy viikoittain ja tarkista, ettei yksikään laatta ole taipunut kulmastaan. Tunti- ja viikkoaikataulut, joissa on tasaiset ja tiukat laatikot, pysyvät vuosikausia suorassa asennossa, kun taas taipuneet varaosat jättävät aukkoja, jotka tiimi tulkitsee vapaiksi aikoiksi. Klinikan tunti- ja viikkoaikataulut pysyivät tarkkoina, koska toimintatapa oli kirjattu suljettaessa käytettävään tarkastusluetteloon, joten taulua ei jätetty sattumalle pitkän päivän päätteeksi.

Usein kysytyt kysymykset

Kysymys: Kuinka asennat tunti- ja viikkoaikatauluseinän?

Aloita avaamalla aikataulut rivit ja henkilökunta tai tilat sarakkeet teräksestä vahvistetulle levylle. Tunnin ja viikon suunnittelija toimii parhaiten yhtenäisillä riveillä, joiden korkeus on vähintään 2 cm, ja painetulla aikasarakeella, jotta silmä putoaa suoraan avoimeen aukkoon. Anna jokaiselle roolille oma väri, lisää varattu rivi varaustileille ja tulosta otsikkosarjat kerran, jotta asettelu pysyy yhtenäisenä kaikissa tiloissa, jotka käyttävät samaa järjestelmää päivittäin.

Kysymys: Mikä tiilikoko sopii aikajakoa esittävälle taululle?

5 x 5 cm -tiilet kestävät lyhyen merkinnän ja ovat luettavissa noin kahden metrin päästä, mikä sopii vastaanottopisteelle. Opetuslääkärin klinikassa tunnin ja viikon suunnittelijalle saattaa tarvita 10 x 10 cm -tiiliä, jotta opiskelijat voivat lukea taulun huoneen takaa. Pidä kaikki tiilet samankokoisina ja tasaa ne painetun otsikkorivin kanssa, koska erikokoiset osat tekevät ruudukosta katkonaisen vaikutelman ja tiimi lakkaa luottamasta siihen työvuoron aikana.

Kysymys: Kuinka estät tuplavaraukset magneettisella suunnittelijalla?

Estä päällekkäisyys antamalla jokaiselle tuntiriville riittävä korkeus luettavuuden varmistamiseksi ja kieltämällä käsin kirjoitettujen liimapaperien käyttö kehyksessä, sillä ne peittävät ristiriidat. Tunti- ja viikkoaikataulut pysyvät siistinä, kun jokainen aikarakenne on tiili kiinteässä paikassaan, joten peruttu aika avaa näkyvän tyhjän tilan sen sijaan, että se olisi yliviivattu sekasorto. Yöllinen nollaus vahvistaa seuraavan päivän ja havaitsee virheet ennen kuin asiakas saapuu ilman varauksia vastaanottopisteeseen.

Kysymys: Voiko viikkoaikataulu käsitellä myös tuntikohtaisia aikoja?

Kyllä, tunti- ja viikkoaikataulu yhdistää molemmat käyttämällä tuntirivejä seitsemän päivän ruudukossa, joten sama seinä näyttää sekä viikon että yksityiskohtaisemman tiedon. Kliinikka käytti tuntirivejä avoimelle päivälle ja yhteenvetosaraketta muulle viikolle. Tämä kaksitasoinen näkemys esti vastaanottovirkailijan vaihtelemasta kahta eri taulua ja lyhensi jonot, koska vastaus oli yhdessä seinässä heidän edessään.

Kysymys: Kuinka usein taulun tulee nollata?

Nollaa aktiivinen päivä joka ilta ja tarkista koko ruudukko viikoittain. Tunti- ja viikkoaikataulutusjärjestelmä, joka palauttaa laatat valmiuskaistalle joka ilta, aloittaa jokaisen aamun puhtaana kahden minuutin tehtävällä. Viikottainen tyhjennys ja laatatarkistus havaitsee taipumisen ja kadonneet laatat varhain, mikä on paljon edullisempaa kuin rikkoutuneen ruudukon löytäminen kiireisellä maanantai-ajanvarausvirralla klinikan vastaanoton pöydältä.

Kysymys: Mitkä magnetit pitävät parhaiten suunnitteluseinällä?

Käytä ferriittitaustaisia laattoja jatkuvalla teräslevyllä saadaksesi tasaisen vetovoiman seinän yli. Tunti- ja viikkoaikataulutusjärjestelmä, jonka tausta on katkonainen, sisältää kuolleita alueita, joissa laatat liukuvat ja luovat virheellisiä vapaavia aikoja. Pyydä vetovoimaa kohden laatat ja testaa näyte itse maalatulla seinällä, koska ilmoitetut arvot perustuvat paljaalle teräkselle ja useimmissa toimistoissa seinä on maalattu, mikä heikentää todellista pidätystä.