Pagsasama ng Weekly at Monthly Planning: Isang Praktikal na Gabay

Pagsasama ng Weekly at Monthly Planning: Isang Praktikal na Gabay

Isang lingguhang at buwanang planner pinakamaginhawa kapag ang dalawang view ay may iba’t ibang tungkulin. Ang buwanang view ay nagpapangalaga sa mas malawak na larawan: mga deadline, mga paglulunsad, mga appointment, mga araw ng paaralan, at mga limitasyon sa kakayahan. Ang lingguhang view naman ay nagbabago ng larawang iyon sa isang makatotohanang sunud-sunod na mga susunod na aksyon. Kapag pinagsama, nababawasan nila ang karaniwang agwat sa pagitan ng isang mabuting intensyon na buwanang layunin at ng isang madaling panahon ng pagkabigo tuwing biyernes ng hapon.

Para sa isang bumibili ng planner, opisyales ng opisina, o tagapamahagi, ito rin ay isang kapaki-pakinabang na paraan upang ipaliwanag ang halaga ng isang reusable planning surface. Ang isang magnetic planner ay hindi lamang isang kalendar na may higit pang kahon. Ito ay isang pinagsamang visual system na maaaring baguhin habang lumilipat ang mga priyoridad.

Bakit kailangan ng isang lingguhang at buwanang planner ang dalawang planning horizons

Ang mga sagot sa buwanang pagpaplano ay sumasagot sa tanong, “Ano ang kailangang mangyari bago matapos ang buwang ito?” Samantala, ang lingguhang pagpaplano ay nagtatanong, “Ano ang kayang tapusin ng koponan o ng pamilyang ito sa susunod na pitong araw?” Ang dalawang tanong na ito ay hindi pampalit sa isa’t isa. Ang isang buwan ay sapat na haba upang makita ang mga pagkakabangga sa pagitan ng mga proyekto at mga pangako; ang isang linggo naman ay sapat na maikli upang matalaga ang oras, mga tagapagtaguyod, at mga susunod na hakbang.

May ilang kapaki-pakinabang na suporta para panatilihin ang isang lingguhang ritwal. Isang field experiment na kumilala sa 208 kalahok at 947 lingguhang entry ang natuklasan na ang isang maikling interbensyon sa lingguhang pagpaplano ay kaugnay ng mas kaunti pang di-natapos na gawain at ng mas kaunting pag-iisip-ulit sa loob ng isang linggo, kasama na ang mas mataas na kakayahang mag-adyust sa pag-iisip. Hindi ito nangangahulugan na ang anumang planner ay isang lunas sa kawalan ng produktibidad. Ito lamang ay nagpapahiwatig na ang isang maliit ngunit paulit-ulit na pagsusuri ay makatutulong sa mga tao na i-reset ang kanilang mga priyoridad bago lumaki ang dami ng gawain.

Gamitin ang seksyon ng buwan para i-reserve ang mga petsa at resulta na hindi mababago. Gamitin ang seksyon ng linggo para piliin ang ilang gawain lamang na magpapaunlad sa mga resultang iyon. Kung ang isang gawain ay hindi maaaring isama sa isang tunay na linggo, hindi pa ito isang panglinggong pangako; iwanan ito sa view ng buwan o hatiin ito.

Itakda muna ang view ng buwan

Upang gumamit ng a lingguhang at buwanang planner nang hindi ito napapalabisan, hayaan ang seksyon ng buwan na magdala ng mga petsa at ang seksyon ng linggo na magdala ng mga desisyon. Ang pagkakaiba na ito ay lalo pang kapaki-pakinabang kapag ibinabahagi ng ilang tao ang isang board: makikita ng lahat ang mga limitasyon ng buwan bago idagdag ang gawaing panglinggo.

Simulan sa simula ng buwan, hindi sa umagang Lunes. Sa grid ng buwan, idagdag muna ang mga nakatakda nang gawain: biyahe, payroll, mga kampanya, pagsusulit, paulit-ulit na mga pulong, at mga window para sa paghahatid. Pagkatapos, idagdag ang hindi lalampas sa tatlong priyoridad na mahalaga kung ang buwan ay maging abala. Isang lingguhang at buwanang planner ay nagiging mas malinaw kapag ang lugar ng buwan ay inilaan para sa oras at resulta imbes na isang mahabang listahan ng gagawin.

• I-mark ang mga nakatakda nang petsa: anumang may oras, deadline, o panlabas na dependensya.
• Tukuyin ang mga priyoridad para sa buwan: isulat ang mga resulta, hindi ang mga pangkalahatang layunin.
• Kilalanin ang mga linggo na may mataas na presyon: ang kumpol ng mga kaganapan ay nagpapahiwatig kung saan dapat ihanda nang maaga ang mga gawain.
• Mag-iwan ng espasyo para sa pagbabago: ang isang muling gagamiting ibabaw ay kapaki-pakinabang dahil maaaring ilipat ang mga petsa nang hindi kailangang muling isulat ang buong plano.

Para sa mga shared area, ang mga kulay na pampaganyak ay makatutulong, ngunit panatilihin ang key na simple. Isa lamang na kulay para sa mga deadline, isa para sa mga meeting, at isa para sa mga personal o team na priyoridad—karaniwang sapat na ito. Ang sobrang dami ng kulay ay gagawing dekorasyon ang isang planning board.

Baguhin ang buwanang priyoridad sa isang praktikal na linggo

Isipin ang lingguhang at buwanang planner bilang isang handoff sa pagitan ng mga horizons. Ang buwanang plano ay tumutukoy kung ano ang mahalaga; ang lingguhang plano naman ay nagre-record ng mga susunod na komitment na protektado ang mga iyon. Balikan ang parehong view nang sabay-sabay upang ang listahan sa linggo ay hindi maghiwalay sa mga darating na petsa.

Sa isang lingguhang pagsusuri, tingnan ang susunod na pitong araw kasama ang mga nakatakda para sa buwan. Pumili ng susunod na pisikal na aksyon para sa bawat aktibong priyoridad, tantyahin ang kailangang oras nito, at pagdesisyunan kung saan ito dapat ilagay. Narito kung saan nagkakaroon ng halaga ang lingguhang pananaw: ginagawa nitong napapansin ang mga kompromiso. Ang isang linggo ng paglulunsad ay maaaring may espasyo para sa dalawang mahalagang gawain, hindi walo.

1. Suriin ang mga takdang-araw para sa buwan at anumang pagbabago mula sa huling pag-check-in.
2. Ilipat lamang ang di natapos na gawain na nananatiling may kinalaman.
3. Pumili ng tatlo hanggang limang resulta para sa linggong ito.
4. Ilagay muna ang mga appointment at mga gawaing may takdang oras bago punuan ang mga bukas na espasyo.
5. Magdagdag ng maikling bloke ng pagpapahinga malapit sa katapusan ng linggo upang handaan ang susunod na linggo.

Isang mabuting patakaran ang sumulat ng mga komitment sa antas kung saan ito maaaring tapusin. Ang 'ihanda ang presentasyon para sa kliyente' ay maaaring sobrang pangkalahatan; ang 'magbuo ng balangkas ng mga slide bago ang Miyerkules' ay nagbibigay ng kapaki-pakinabang na direksyon para sa linggo. Ang siklong lingguhan-pa-buwan na ito ang siyang nagpapagana ng lingguhang at buwanang planner praktikal kaysa sa simpleng lubos na kumpleto.

Pumili ng isang muling gagamiting ibabaw para sa pagpaplano para sa lugar

Isang pinagsamang lingguhang at buwanang planner ay pinakamainam kapag ang mga tao ay maaaring basahin ito nang maikli, i-update ito nang mabilis, at maunawaan kung aling impormasyon ang nararapat sa bawat seksyon. Dahil dito, ang layout at ang sapat na espasyo para sa pagsusulat ay dapat bigyan ng higit na pansin kaysa sa mga dekoratibong katangian.

Ang pisikal na format ay dapat tumugma sa lugar kung saan ginagawa ang pagpaplano. Ang isang kompakto na kalendaryo sa loob ng refriyider ay makakatulong na mapanatiling nakikita ang mga iskedyul ng tahanan. Ang isang mas malaking board na nakakabit sa dingding ay maaaring angkop para sa isang reception area, silid-aralan, silid ng proyekto, o shared office. Kapag inihahambing ang isang magnetic display board , tingnan muna ang layo ng panonood na inilaan, ang bilang ng mga nag-aambag, at kung gaano kadalas babago ang mga petsa. Ang isang board na tila maluwag sa isang litrato ng produkto ay maaaring maramdaman na sobrang puno kapag ilang tao na ang nagdaragdag ng mga komitment.

Halimbawa, ang kinumpirmang CMS Lingguhang Planner na Magnetic Board na Dry Erase at Buwang Planner na Whiteboard para sa Fridge ay may kaugnayan sa isang nakikita, muling gagamiting layout para sa lingguhan at buwanang pagpaplano. Ang Reusable Magnetic Fridge Calendar na Monthly & Weekly Planner kasama ang Dry Erase Markers para sa kitchen organization nag-aalok ng isa pang kumpirmadong panloob na opsyon para sa organisasyon ng kusina. Suriin ang mga aktwal na detalye ng pahina at ang ibinigay na ibabaw para sa pag-install bago bumili; ang mga pamagat ng produkto lamang ay hindi nagtatakda ng bawat katangian ng materyales o pagganap.

Isang metal na magnet board maaaring isaalang-alang kapag ang workflow ay umaasa sa mga mobile na tala o mga magnet pati na rin sa mga entry na maaaring burahin. Kung mahalaga ang visual na istilo sa isang setting na nakatuon sa customer, magnetic glass maaaring bahagi ito ng mas malawak na hanay ng display, ngunit dapat itong suriin nang hiwalay para sa pakiramdam sa pagsusulat, kahusayan sa pagbasa, mga kinakailangan sa pag-mount, at ang mga accessory para sa pagpaplano na sinusuportahan nito.

Isang praktikal na checklist para sa mga buyer at distributor ng office supply

Kapag pumipili ng isang lingguhang at buwanang planner para sa reselling o procurement, simulan sa uri ng pag-uugali sa pagpaplano na suportado ng produkto. Ang isang pamilya, isang silid-aralan, at isang operations team ay maaaring lahat ay nangangailangan ng isang nakikitang kalendaryo, ngunit iba-iba ang kanilang dalas ng pag-update at bilang ng mga tagapag-ambag.

Ang mga distributor at mga koponan sa pagbili ay kadalasang kailangang isalin ang isang gawi sa pagpaplano sa isang paulit-ulit na desisyon sa SKU. Simulan sa end user imbes na sa kulay o sa tapusin. Ang isang pinagsamang iskedyul sa opisina, isang kalendaryo ng mga aktibidad sa paaralan, at isang plano sa pagkain ng tahanan ay may iba't ibang pangangailangan sa espasyo, paglilinis, at pagpapalit.

• Kumpirmahin ang layout mula lingguhan hanggang buwanan at ang dami ng espasyong maaaring isulatan.
• Suriin kung paano ilalagay ang board at kung saan titigil ang mga gumagamit kapag binabasa ito.
• Magpasya kung ang paggamit ng dry-erase, ang mga magnetikong accessory na maaaring ilipat, o pareho ay mahalaga.
• Magplano sa bundle ng accessory: ang mga marker, eraser, mga magnet para sa gawain, o mga label ay dapat sumuporta sa inilaang gawi.
• Para sa isang private-label na hanay, magtanong nang maaga tungkol sa artwork, wika ng kalendaryo, packaging, at mga compatible na variant ng sukat.

Para sa isang OEM na programa, ang mismong format ng pagpaplano ay maaaring lumikha ng makabuluhang mga extension ng SKU: isang format ng refriyador para sa bahay, isang kompakto at maliit na format para sa desk, at isang mas malaking format para sa shared workspace. Ang pagpapakatumba sa logic ng layout sa lahat ng mga opsyon na ito ay tumutulong sa mga customer na kilalanin ang sistema habang pinapahintulutan ang mga buyer na maglingkod sa iba't ibang channel.

Panatilihin ang sistema na kapaki-pakinabang kahit matapos ang unang linggo

Isang lingguhang at buwanang planner nananatiling mahalaga lamang ito kapag ang impormasyon nito ay kasalukuyan. Maikli ang proseso ng reset: kumpirmahin ang susunod na buwan, i-clear ang mga natapos na item, at piliin kung ano ang dapat ilagay sa susunod na pitong araw.

Ang pinakakaraniwang pagkabigo ay hindi ang pagpili ng maling planner; kundi ang pagpapanatili ng mga lumang entry na nananatiling nakikita kahit na nagbago na ang kanilang kahulugan. Itakda ang sampung minuto na lingguhang reset. Burahin ang mga natapos na item, ilipat nang may layunin ang mga gawaing na-delay, at suriin ang susunod na buwan bago idagdag ang mga bagong commitment. Dahil sa madalas na paggamit, mahalaga rin ang paglilinis at regular na pagpapanatili dahil nakakaapekto ito sa kalinawan ng sistema sa paglipas ng panahon.

Gamitin ang buwanang pananaw upang pangalagaan ang direksyon, at gamitin ang lingguhang pananaw upang pangalagaan ang atensyon. Ang simpleng paghahati na ito ay nagpapadali lingguhang at buwanang planner sa pagpapanatili nito para sa mga indibidwal at nagpapadali sa pagposisyon nito para sa mga organisasyon na kailangan ng malinaw at ma-adjust na kasangkapan sa pagpaplano.