Апталық пен айлық жоспарлауды үйлестіру: практикалық нұсқаулық

Апталық пен айлық жоспарлауды үйлестіру: практикалық нұсқаулық

Aапталық айлық жоспарлаушы екі көрініс әртүрлі жұмыстар атқарған кезде ең тиімді болады. Айлық көрініс үлкен суретті қорғайды: мерзімдер, жобалардың басталуы, қабылдау уақыттары, оқу күнтізбесі және қуат шектеулері. Апталық көрініс осы суретті нақты келесі іс-әрекеттер тізбегіне айналдырады. Бірге алынғанда олар жақсы ниетпен қойылған айлық мақсат пен жұма күнінің кешкі уақытындағы қиындықтар арасындағы танымал қашықтықты азайтады.

Жоспарлаушы сатып алушы, офис басшысы немесе таратушы үшін бұл қайтадан пайдаланылатын жоспарлау бетінің құндылығын түсіндірудің де пайдалы әдісі болып табылады. Магнитті жоспарлаушы — бұл тек көбірек торкөздері бар күнтізбе емес. Бұл — маңыздылықтар өзгерген сайын қайта қарастырылуы мүмкін ортақ көрнекі жүйе.

Неге апталық-айлық жоспарлаушы екі жоспарлау көлеміне ие болуы керек

Айлық жоспарлау «Бұл айдың соңына дейін ненің ақиқат болуы керек?» деген сұраққа жауап береді. Апталық жоспарлау «Бұл топ немесе отбасы келесі жеті күн ішінде нақты не істей алады?» деген сұрақ қояды. Осы екі сұрақтың бірі екіншісін алмастырмайды. Ай — жобалар мен міндеттемелер арасындағы қақтығысуларды көрсетуге жеткілікті уақыт; ал апта — уақытты, жауапты тұлғаларды және қадамдарды белгілеуге жеткілікті қысқа уақыт.

Апта сайынғы рәсімді сақтау үшін пайдалы қолдау бар. 208 қатысушы мен 947 апталық жазба қамтылатын өрістегі тәжірибе көрсеткендей, қысқа мерзімді апталық жоспарлау арқылы аяқталмаған тапсырмалар мен апталық ойланып отыру азаяды, сонымен қатар когнитивтік икемділік артады. Бұл кез келген жоспарлаушыны өнімділіктің «дәрісі» етпейді. Бірақ кішкентай, қайталанатын қайта қарау адамдарға жұмыс жиналмас бұрын басымдықтарын қайта орнатуға көмектеседі.

Қозғалмайтын күнтізбелік күндер мен нәтижелерді резервтеу үшін айлық бөлімді пайдаланыңыз. Осы нәтижелерге жетуге бағытталған саны аз іс-әрекеттерді таңдау үшін апталық бөлімді пайдаланыңыз. Егер тапсырма нағыз аптаның шеңберіне сыймаса, ол әзірше апталық міндет емес; оны айлық көріністе қалдырыңыз немесе оны бөліп алыңыз.

Алдымен айлық көріністі орнатыңыз

Қолдану үшін апталық айлық жоспарлаушы оны артық жүктеусіз, айлық бөлімге күнтізбелік күндерді, ал апталық бөлімге шешімдерді орналастырыңыз. Бұл айырма бір тақтамен бірнеше адам бірлесіп жұмыс істеген кезде ерекше пайдалы: барлық қатысушылар осы айдағы шектеулерді көріп, тек осы аптадағы жұмысты қосуға болады.

Айдың басынан бастаңыз, дүйсенбі күні таңертең емес. Айлық торға алдымен тұрақты міндеттемелерді қосыңыз: сапарлар, жалақы төлеу, нақты іс-шаралар, емтихандар, қайталанатын кездесулер және жеткізу уақыт аралықтары. Содан кейін ай ішінде жұмыс көп болса да, үшеуден аспайтын маңызды мақсаттарды қосыңыз. A апталық айлық жоспарлаушы айлық аймақ уақыт пен нәтижелерге арналған болса, ал ұзын істелетін істер тізімі ретінде емес, онда барлығы түсініктірек болады.

• Тұрақты күнтізбелік күндерді белгілеңіз: уақыты, мерзімі немесе сыртқы тәуелділігі бар барлық нәрсе.
• Айдың мақсаттарын атаңыз: жалпы ниеттер емес, нақты нәтижелерді жазыңыз.
• Қысымды апталарды анықтаңыз: оқиғалардың топталуы жұмысты ерте дайындау қажет ететін орындарды көрсетеді.
• Өзгерістерге орын қалдырыңыз: қайта пайдалануға болатын бет өте құнды, себебі күндердің орнын ауыстыру үшін барлық жоспарды қайта жазу қажет емес.

Бірлескен аймақтар үшін түстердің көрсеткіштері көмектесуі мүмкін, бірақ түс кілтін қарапайым ұстаңыз. Әдетте мерзімдер үшін бір түс, кездесулер үшін бір түс және жеке немесе топтық мақсаттар үшін бір түс жеткілікті. Тым көп түстер жоспарлау тақтасын декорацияға айналдырады.

Айлық басымдықтарды іске асырылатын аптаға айналдырыңыз

Ойланыңыз апталық айлық жоспарлаушы көкжиектер арасындағы өткізу ретінде. Айлық жоспар ненің маңызды екенін көрсетеді; апталық жоспар оны қорғайтын келесі міндеттерді тіркейді. Екі көріністі бір уақытта қарастырыңыз, сонда апталық тізім келешектегі мерзімдерден бөлінбей қалсын.

Апталық қайта қарау кезінде келесі жеті күнді айлық міндеттермен қатар қарастырыңыз. Әрбір белсенді басымдық үшін келесі нақты әрекетті таңдаңыз, оған қанша уақыт кететінін бағалаңыз және оны қайда орналастыру керектігін шешіңіз. Осы жерде апталық көрініс өз орнын алады: ол компромисстерді көрінетін етеді. Жобаны іске қосу аптасында сегіз емес, екі маңызды тапсырма орын ала алады.

1. Айдың мерзімдерін және соңғы тексеруден бері болған өзгерістерді қайта қараңыз.
2. Әлі де ө actual қалған аяқталмаған жұмыстарды ғана алға жылжытыңыз.
3. Аптаға үштен беске дейін нәтижелерді таңдаңыз.
4. Бос уақытты толтырғаннан бұрын келісілген кездесулер мен уақытқа байланысты жұмыстарды орналастырыңыз.
5. Келесі аптаны дайындау үшін апта соңына жақын қысқа қалпына келтіру блогын қосыңыз.

Жақсы ереже — тапсырмаларды орындауға болатын деңгейде жазу. «Клиентке презентация дайындау» өте жалпы болуы мүмкін; ал «сәрсенбіге дейін слайдтардың құрылымын құру» апта бойы пайдаланылатын нұсқау береді. Бұл апталық-айлық цикл — бұл қолданысқа ыңғайлы, тек ғана толық емес. апталық айлық жоспарлаушы тәжірибелік, тек қана толық қамтылған емес.

Ортаға сәйкес қайталанбалы жоспарлау бетін таңдаңыз

Бірлескен апталық айлық жоспарлаушы адамдар оны бір қарағанда оқи алатын, тез жаңартылатын және әрбір бөлімге қандай ақпарат жататынын түсінетін кезде ең пайдалы болады. Сондықтан компоновка мен қолданысқа ыңғайлы жазу аумағына декоративті элементтерден гөрі көбірек назар аудару керек.

Физикалық формат жоспарлау өтетін орынға сәйкес келуі керек. Компактты тоңазытқыш күнтізбесі үй шаруашылығының кестесін көріністе ұстайды. Ірі қабырғаға ілінетін тақта қабылдау бөлмесіне, сыныпқа, жоба бөлмесіне немесе бірлескен офиске сәйкес келуі мүмкін. « магниттік көрсету тақтасын , алдымен көріну арақашықтығын, қатысушылар санын және күндердің қанша жиі өзгеретінін қараңыз. Өнімнің суретінде кең болып көрінетін тақта бірнеше адам өзінің міндеттемелерін қосқаннан кейін шатастырғыш болуы мүмкін.

Мысалы, CMS растауған Апталық күнтізбелік магнитті тақта, құрғақ өшіретін айлық күнтізбе-тақта тоңазытқышқа көрінетін, қайтадан қолданылатын апталық және айлық жоспарлау құрылымына қатысты. Қайта пайдаланылатын магниттік тоңазытқыш күнтізбесі — айлық пен апталық жоспарлау үшін, асүйді ұйымдастыру үшін құрғақ өшіретін маркерлермен асхана үшін тағы бір расталған ішкі опцияны ұсынады. Сатып алуға дейін нақты парақ қасиеттері мен орнатылатын бетті бағалаңыз; өнімнің атауы ғана материалдың немесе өнімнің әртүрлі сипаттамаларын анықтамайды.

Aметалл магнитті тақта жұмыс процесі қозғалмалы ескертпелерге немесе магниттерге, сонымен қатар құрғақ-өшірілетін жазуларға негізделген кезде қарастырылуы мүмкін. Егер визуалдық стиль клиенттерге көрсетілетін ортада маңызды болса, магниттік әйнек кеңістікті безендіру жинағының бір бөлігі болуы мүмкін, бірақ оның жазу сезімі, оқылуы, орнату талаптары және қолдаған жоспарлау аксессуарлары бойынша жеке бағалануы керек.

Офистік тауарларды сатып алушылар мен таратушылар үшін тәжірибелік тексеру тізімі

Таңдағанда апталық айлық жоспарлаушы қайтадан сатуға немесе сатып алуға арналған өнімдер үшін алдымен оның қолдайтын жоспарлау әрекетінен бастаңыз. Отбасы, сынып немесе операциялық топтың барлығына көрінетін күнтізбе қажет болуы мүмкін, бірақ олардың жаңартылу жиілігі мен қатысушылар саны әртүрлі болады.

Дистрибьюторлар мен сатып алу топтары жоспарлау дағдысын қайталанатын SKU шешіміне аударуға нерсе қажет етеді. Соңғы пайдаланушыдан бастаңыз, ал соңғы нәтиже немесе түс емес. Ортақ офис күнтізбесі, мектеп іс-шаралары күнтізбесі және үйдегі тамақтану жоспары әртүрлі кеңістік, тазалау және толықтыру қажеттіліктерін қанағаттандырады.

• Апталық-айлық құрылымды және жазуға болатын кеңістіктің көлемін растаңыз.
• Тақтаны қалай орнататынын және пайдаланушылар оны оқығанда қай жерде тұратынын тексеріңіз.
• Құрғақ-өшіретін қолдану, қозғалмалы магниттік қосымша элементтер немесе екеуі де қажет пе, шешіңіз.
• Қосымша жинағын жоспарлаңыз: маркерлер, өшіргіш, тапсырма магниттері немесе белгілер мақсатты қызмет ретін қолдайтындай болуы керек.
• Сараптамалық (private-label) диапазон үшін бастапқы кезеңде суреттер, күнтізбе тілі, қаптау және үйлесімді өлшемдегі нұсқалар туралы сұраңыз.

OEM бағдарламасы үшін жоспарлау пішімі өзінше мағыналы SKU кеңейтпелерін жасай алады: үй шаруашылығының тоңазытқышы пішімі, компакттық үстел пішімі және үлкен бірлескен жұмыс орны пішімі. Осы опциялар бойынша орналасу логикасын стандарттау клиенттерге жүйені тануға көмектеседі, ал сатып алушылар әртүрлі каналдарға қызмет көрсетуге мүмкіндік береді.

Жүйені бірінші аптадан кейін де пайдалы ұстаңыз

Aапталық айлық жоспарлаушы ақпарат әрқашан жаңартылған кезде ғана құнды болып қалады. Қайта орнату қысқа: келесі айды растаңыз, орындалған элементтерді тазартыңыз және келесі жеті күн ішінде қандай нәрселер орналасуға тиіс екенін шешіңіз.

Ең көп тараған қате — дұрыс емес жоспарлаушыны таңдау емес, оның мағынасы өзгергеннен кейін ескі жазбаларды көрінетін қалдыру. Апта сайын он минуттық қайта орнату жоспарлаңыз. Орындалған элементтерді өшіріңіз, кешіктірілген жұмысты мақсатты түрде жылжытыңыз және жаңа міндеттемелерді қосудан бұрын келесі айды тексеріңіз. Жиі қолданылған кезде тазалау мен күнделікті техникалық қызмет көрсету де маңызды, себебі олар уақыт өте келе оқылуға әсер етеді.

Бағытты қорғау үшін айлық көріністі, ал назарды қорғау үшін апталық көріністі пайдаланыңыз. Осы қарапайым бөліну апталық айлық жоспарлаушы жеке тұлғалар үшін ұстауға оңай және анық, икемді жоспарлау құралына қажетті ұйымдар үшін орналастыруға оңай болады.